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◆メール編◆ |
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仕事をする上でメールはとても重要ですし、特に初回のメールは顔を見ていないだけに、名刺交換以上に大切です。
丁寧に、でも丁寧にし過ぎないで簡潔に書くことが必要です。
１．仕事では基本的にテキスト形式で！ＨＴＭＬ形式では送らない
テキスト形式の方が、容量も少なく、ＯＥでなくても何のパソコンにも対応可能です
２．アカウント名・氏名のわかるものにする
ハンドルネーム（「きょんきょん」など）やメールアドレスのままにしておくようなことはやめましょう
（メールアドレスは一つでもアカウント名を増やすことは可能です）
３．メールアドレスが自分のものでなく、家族名義のものであったり、無料のアドレス（hotmail、yahoo、Gmailなど）は不可
４．文章に顔文字（＾０＾）などは使用しない
友達に送るメールとは全く違います
勝手に親しみを持ち、くだけた内容や、顔文字などの使用は一切不可です
５．簡単でいいので、最初にあいさつ文を入れる
携帯に転送している場合もあるので、内容は簡潔に！
６．文章の最後には署名(自分の名前・メールアドレス)は記載する
７．ソフトによって、○付文字（①）、ローマ数字（Ⅰ）、半角カタカナは表示されない場合があるので使わない
８．メールの書き方として、できるだけ改行を入れた方が読みやすい
９．何名かに一斉に同時送信する時、宛先にアドレスを入れるのではなく、必ずＢＣＣで送るようにする
ＢＣＣにしないと他の方のメールアドレスがわかってしまいます
勝手に他人のメールアドレスを教えることは個人情報のこともあり、マナー違反以前の問題です
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◆電話＆ＦＡＸ◆ |
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１．自分の名前を名乗って電話をする
２．「お世話になります」など挨拶は必ずする
３．電話の場合、今電話をしていいのか、相手の都合を確認する
４．メモなどを取った時は、必ず復唱し、確認をする
５．電話を切る際は、掛けた方が先に受話器を置く
６．ＦＡＸの場合、送信書などで必ず誰宛のものか、自分は誰なのかを記載しておく
（必要あれば、ＦＡＸを送った旨を電話かメールにて確認する）
７．ＦＡＸを受け取った場合、受け取った旨の連絡を入れる（メールで可）
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◆その他◆ |
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１．仕事内容の漏洩の禁止
自宅で仕事をするとはいえ、内容に関しては例え家族であっても、他人への漏洩は何があっても厳守することが最低限の約束ごとです
２．納期は何があっても厳守
万が一遅れそうな時は早めに連絡をし、指示に従うことです
納期は何があっても守るようにすることが基本ですが、万が一遅れそうな時は、ギリギリではなく、早めに連絡をすることがマナーです
早ければ他の方の手配も可能ですが、締め切り間近になってしまうとそれすら間に合わなくなってしまいます
３．仕事上で発生する書類・データ・原稿などの紛失、破損については注意を払う
場合によっては、賠償問題になることも有り得るので、充分注意して扱いましょう
４．納品時のファイル名について
指示があればその指示に従えばいいのですが、指示が入っていない場合、その作業したものであることがわかる内容の名前にします
他の人も同じ様な名前にするのではないかと思われた時は、そのファイル名の後に自分の名前も付けておくといいと思います
（同じファイル名のものがたくさん送られてくると、納品された方も、どのファイルがどの人からのものかわからなくなります）
５．納品した仕事の不備に対しての迅速な対応
依頼された仕事の不備（単純な入力ミス・仕様の思い違い）があったら、納品完了ではなくなります
訂正しても納期に遅れた場合は報酬の減額または支払不可対象になってしまうため、十分気をつけて納品することが必要です
万が一納品後、先方よりミスを指摘された場合、訂正が必要であれば、何があってもすぐ訂正するようにしなければなりません
また、訂正は必要がなくてもミスの指摘があった場合、必ずお詫びと次回からの自分なりの対応策を先方に伝えましょう
当然、その仕事に関しての報酬は下がるかもしれませんが、その時の対応によって次回の仕事の発注があるかないかが決まってきます
６．納品後に自分でミスがわかった時の対応
とりあえずすぐ電話連絡をするようし、先方の指示を仰ぎましょう
７．納品書や請求書を出す準備
全てが終了したら、納品書や請求書を出す準備をしましょう
その時、先方の支払規定（締め切り日）や書式に合わせることが必要な場合もありますので、入金日を含めて契約時に事前に確認しておくこと必要です
メールで送ってもいい場合は、納品書や請求書に関しては、ファイル名に自分の名前を付けて出した方が先方も間違えもなく、好感が持たれます
（「○月分請求書 氏名」など）
８．費用は原稿など返却する場合や報酬の振込み手数料など自己負担になることが多い
10．宅配便などで取引先から届いたら届いた旨の確認をメールなどでするとともに、自分が送った時には、宅配の伝票番号その旨の連絡を入れておく
11．仕事発注時の約束事は必ず守る
現在お願いしているスタッフには、曜日を決めて、進捗状況を連絡していただいていますが、報告を忘れる方はいつも決まっています
こちらとしても、お会いしていない方でも信用してお仕事をお願いしているので、決められたことができないと、以降お願いすることを躊躇してしまいます
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SOHOとは